eCON LUL
Per la gestione e la conservazione dei LUL, c'è il servizio eCON LUL.
A chi si rivolge
I documenti informatici che compongono il LUL, per poter avere valore legale, devono possedere elementi che ne
garantiscano l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità, come previsto dall'articolo 44 del
Codice dell'Amministrazione Digitale.
Il soggetto che detiene i LUL ha l'obbligo di conservarli per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione
o dalla messa in uso, e la conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di
protezione dei dati personali (GDPR e D.Lgs 101/2018).
Inoltre, in caso di ispezione, il datore di lavoro deve esibire tempestivamente i documenti richiesti.
Il Servizio eCON LUL consiste nella possibilità, per il Cliente, di utilizzare in modalità SaaS le
funzionalità di conservazione di documenti digitali, e le procedure operative richieste dalla normativa.
Il servizio permette di versare in conservazione i documenti entro i termini prescritti, ossia la fine del mese
successivo a quello di riferimento.
eCON LUL consente di inviare i documenti che si desidera porre in conservazione secondo i formati più idonei
per l'archiviazione a lungo termine, indicati da Entaksi. La conservazione operata da Entaksi garantisce la
validità legale dei documenti informatici nel tempo, e garantisce la protezione dei dati personali in essi
contenuti.
Le caratteristiche del servizio sono:
- formazione del Pacchetto di Versamento (PDV) con i relativi attributi;
- rilascio della Ricevuta di Versamento, firmata digitalmente;
- archiviazione e indicizzazione dei documenti informatici che compongono i LUL sulla base degli attributi definiti;
- esecuzione del processo di conservazione che prevede la formazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA) e la generazione dell'indice secondo lo standard SINCRO, l'apposizione della firma digitale e della marca temporale, la memorizzazione del Pacchetto di Archiviazione su supporto con caratteristiche di alta affidabilità e alta permanenza del dato, per un periodo temporale di 5 anni con la possibilità su richiesta del Cliente di estendere il periodo di conservazione.
L'utente inoltre può richiedere in self-service, attraverso l'interfaccia web eDOC Console, la selezione, la formazione ed il download dei Pacchetti di Distribuzione (PDD) contenente i documenti di interesse.
È presente nel sistema una funzione specifica di ricerca dedicata ai LUL, che permette di filtrare i documenti in base a metadati specifici per queste tipologie di documenti, come matricola dipendente, centro di costo, qualifica professionale, etc.
È inoltre disponibile un servizio di pubblicazione del LUL su apposito gestionale, per poter esibire i documenti a tutti gli utenti che ne dovessero fare richiesta.
Le funzionalità applicative vengono erogate in modalità Saas e sono disponibili 24/7, con SLA stabiliti da contratto.
Il Sistema è conforme a standard internazionali, quali ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017, con controlli sulla sicurezza delle informazioni specifici per il cloud e ISO 27018, controlli sulla protezione dei dati personali nel cloud, ISO 9001 per la qualità, ISO 14721 OAIS che definisce l'Open Archival Information System, UNI 11386 SInCRO per la struttura descrittiva dell'indice del pacchetto di archiviazione, ETSI TS 101 33-1 per i requisiti per realizzare i sistemi di conservazione elettronica delle informazioni.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione si quindi distribuite in server collocati in vari datacenter distribuiti geograficamente e divisi in due categorie:
- Datacenter per istanze del servizio rivolto ad enti pubblici e privati per i quali la normativa richiede che i dati archiviati siano conservati in un paese dell'Unione Europea.
- Datacenter per istanze del servizio rivolto a enti della Pubblica Amministrazione italiana per i quali l'Agenzia per l'Italia Digitale stabilisce il requisito dell'ubicazione nell'ambito dei confini nazionali della Repubblica Italiana.
Nella prima categoria rientrano i seguenti due datacenter:
Hetzner Online AG - Nuremberg Data Center Park
Sigmundstrasse 135
90431 Nürnberg
Germany
Hetzner Online AG - Falkenstein Data Center Park
Am Datacenterpark 1
08223 Falkenstein
Germany
Nella seconda categoria rientrano i seguenti due datacenter:
Aruba S.p.A.
Via Sergio Ramelli 8
52100 Arezzo
Keliweb Srl
Via Bartolomeo Diaz 35
87036 Rende (CS)
La trasmissione dei dati, sia fra i sistemi che verso le postazioni operative degli utenti, avviene mediante protocolli cifrati, con l’utilizzo di chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da Authority riconosciute.
L'interfaccia web permette al Cliente di:
- effettuare ricerche all'interno del repository documentale, sulla base degli indici definiti;
- visualizzare i risultati della ricerca;
- visualizzare i documenti risultanti dalla ricerca effettuata;
- richiedere Pacchetti di Distribuzione (PDD) per i documenti oggetto della ricerca;
- effettuare il download dei Pacchetti di Distribuzione richiesti.
Informazioni commerciali
Il servizio eCON LUL ha un costo forfettario annuo omnicomprensivo, anche delle marche temporali utilizzate
durante il processo di conservazione.
Il servizio viene quotato in base allo spazio occupato dai documenti posti in conservazione, con
‘tagli’ di capacità crescente da 5 gb fino a 1 Tb.