eSIGN è un servizio di firma elettronica ovvero una piattaforma digitale che consente agli utenti di firmare documenti in modo sicuro e legalmente valido senza la necessità di stamparli o firmarli fisicamente. eSIGN progettato per gestire tutte le tipologie di firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata – digitale – e sigillo) conformi alla normativa vigente, garantendo il corrispondente valore legale per ciascuna tipologia.
eSIGN consente di inserire un insieme di documenti in ogni processo e di gestire, per ciascun documento, l’apposizione di firme multiple (da soggetti diversi) e/o ripetute (dallo stesso soggetto in diverse parti del documento). L’apposizione della firma prevede l’invio di notifiche via email e l’utilizzo di One Time Password (OTP), che possono essere ricevute via SMS sul cellulare del firmatario o generate da un’apposita applicazione. Al termine del processo di firma, tutti i documenti vengono caricati sul sistema di gestione documentale e automaticamente conservati a norma, secondo le regole definite nel servizio.
eSIGN offre un processo di firma elettronica strutturato e intuitivo, progettato per garantire efficienza, sicurezza e conformità normativa.
Il servizio comprende:
eSIGN consente di utilizzare tutte le tipologie di firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata – digitale – e sigillo) richieste dalla normativa vigente, garantendo il corrispondente valore legale per ciascuna tipologia. I firmatari ricevono una notifica via email e possono firmare i documenti utilizzando una One Time Password (OTP), inviata al loro cellulare tramite SMS o generata da un’apposita applicazione.
Il servizio permette di inserire un insieme di documenti in ogni processo e di gestire, per ciascun documento, l’apposizione di firme multiple (da soggetti diversi) e ripetute (dallo stesso soggetto in diverse parti del documento). Grazie a specifici template, eSIGN consente di definire in modo parametrico tutte le procedure di firma utilizzate in azienda, gli utenti interessati e il tipo di firma richiesta.
eSIGN offre la possibilità di definire processi di firma attraverso template standard o configurazioni personalizzate in base al documento. Il servizio include la definizione dei dati personali degli utenti firmatari, la configurazione di template standard per definire i processi di firma e la gestione dell’intero workflow di firma, dalla sua attivazione fino alla conclusione.
Digitalizzare i processi aziendali con soluzioni come eSIGN di Entaksi Solutions SpA offre una serie di vantaggi significativi che possono trasformare il modo in cui un’azienda gestisce le proprie attività.
Uno dei principali benefici è la riduzione della burocrazia. Grazie all’adozione delle firme elettroniche, viene eliminata la necessità di documenti cartacei, semplificando così le procedure amministrative e riducendo gli oneri legati alla gestione della documentazione fisica. Questo porta non solo a un ambiente di lavoro più snello ma anche a una maggiore sostenibilità ambientale.
Un altro aspetto fondamentale è l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. La gestione digitale dei documenti permette di automatizzare i processi aziendali, migliorando l’efficienza operativa e garantendo una gestione più fluida e organizzata delle attività. Ciò significa meno errori, maggiore trasparenza e un significativo miglioramento nella produttività complessiva.
Infine, l’adozione di strumenti come eSIGN consente un notevole risparmio di tempo e risorse. Automatizzando le attività manuali e ripetitive, il personale può concentrarsi su compiti più strategici, riducendo i tempi di esecuzione e i costi operativi. Questo non solo ottimizza le risorse disponibili, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più dinamico ed efficace.
Implementare una soluzione come eSIGN non si limita a migliorare l’efficienza interna dell’azienda, ma contribuisce anche a incrementare la soddisfazione dei clienti, offrendo un servizio più rapido e moderno, e garantisce un importante vantaggio competitivo sul mercato.
Al termine del processo di firma, tutti i documenti vengono caricati sul sistema di gestione documentale e automaticamente trasferiti in conservazione, secondo le regole e le impostazioni definite nel servizio
Il sistema eSIGN è conforme a una vasta gamma di standard internazionali, garantendo la sicurezza, la qualità e la continuità operativa del servizio:
Grazie a queste certificazioni, eSIGN non solo risponde alle esigenze normative, ma offre anche una soluzione robusta e sicura per la gestione digitale dei documenti.
Il sistema consente la configurazione di un workflow di firma o l’utilizzo di template preconfigurati, con cui l’operatore definisce i documenti da firmare, il posizionamento e la tipologia delle firme da apporre, gli utenti che dovranno firmare i documenti e le eventuali notifiche da inviare.
Il processo provvede all’invio di una notifica via email al firmatario. Questa notifica contiene tutte le istruzioni necessarie per accedere ai documenti da firmare.
Per garantire la sicurezza, eSIGN utilizza un sistema di autenticazione a due fattori (2FA). Il firmatario riceve un codice One Time Password (OTP), che può essere inviato tramite SMS al proprio cellulare o generato da un’applicazione dedicata. Questo sistema assicura che solo la persona autorizzata possa accedere e firmare i documenti.
Una volta autenticato, il firmatario viene guidato attraverso un’interfaccia intuitiva, dove può visualizzare i documenti e apporre la propria firma in modo semplice e rapido.
Grazie a modelli predefiniti e configurabili, è possibile definire i punti esatti in cui devono essere apposte le firme, garantendo che ogni documento venga completato correttamente e senza errori.
eSIGN adotta i più elevati standard di sicurezza per proteggere i dati e garantire l’integrità dei documenti firmati. Tutti i dati sono crittografati durante il processo e i documenti vengono archiviati in modo sicuro, rispettando le normative sulla conservazione digitale. Inoltre, ogni firma è legalmente vincolante e conforme agli standard europei eIDAS.
eSIGN è progettato per essere facilmente integrato nei sistemi aziendali già esistenti, garantendo un’esperienza fluida e migliorando l’efficienza operativa. Grazie alla sua flessibilità e compatibilità con una vasta gamma di soluzioni, eSIGN può adattarsi alle specifiche esigenze di ogni azienda.
eSIGN si integra perfettamente con i sistemi di gestione documentale già in uso, consentendo di archiviare automaticamente i documenti firmati in modo conforme alle normative. Questa funzionalità garantisce che i documenti siano sempre accessibili, organizzati e conservati in sicurezza, semplificando le operazioni quotidiane.
Compatibilità con ERP e Soluzioni Personalizzate
eSIGN è compatibile con i principali sistemi ERP e può essere integrato in soluzioni personalizzate sviluppate per rispondere alle esigenze specifiche delle aziende. Questa flessibilità consente di aggiungere funzionalità di firma elettronica ai processi aziendali già consolidati, migliorando l’efficienza senza dover stravolgere le procedure esistenti.
Riduzione delle operazioni manuali grazie alla firma elettronica integrata nei sistemi aziendali.
Adattabilità a ogni tipo di azienda, dalle piccole imprese alle grandi organizzazioni.
Integrazione diretta con i più comuni software gestionali per automatizzare i processi di firma nei flussi di lavoro aziendali.
Possibilità di adattare eSIGN a processi unici, come la firma di contratti specifici, approvazioni interne o gestione di ordini.
Collabora con Entaksi Solutions SpA e accedi a soluzioni innovative per la digitalizzazione dei processi documentali.
Insieme possiamo trasformare la gestione dei documenti e offrire valore aggiunto ai tuoi clienti, garantendo sicurezza, affidabilità e conformità normativa. Scegli di crescere con noi!
Il servizio di Help Desk è attivo tutti i giorni feriali dalle 9.00 alle 18.00, sabato e prefestivi esclusi.
È possibile ricevere assistenza inviando una email all'indirizzo assistenza@entaksi.eu
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Un workflow di firma elettronica è un processo digitale che gestisce la creazione, l’invio, la firma e l’archiviazione di documenti elettronici in modo automatizzato, migliorando l’efficienza e riducendo l’uso di documenti cartacei.
L’integrazione della firma elettronica in un workflow automatizzato offre vantaggi come maggiore trasparenza, miglioramento della collaborazione, riduzione dei tempi di approvazione e aumento della sicurezza dei documenti.
Un workflow di firma elettronica può gestire vari tipi di documenti, tra cui contratti, fatture, accordi legali, documenti HR e altri documenti aziendali che richiedono approvazione formale.
La sicurezza è garantita attraverso l’uso di certificati digitali, crittografia e autenticazione a più fattori, assicurando che solo le persone autorizzate possano accedere e firmare i documenti.
La firma elettronica semplice è la forma più elementare di firma elettronica. È costituita da qualsiasi insieme di dati elettronici usati per identificare una persona e la sua volontà di sottoscrivere un documento. In caso di contenzioso, ha un valore probatorio totalmente dipendente dalla libera valutazione del giudice.
La firma elettronica avanzata garantisce maggiore sicurezza e affidabilità. Se usata correttamente ha, nei contesti previsti dalla normativa, lo stesso valore della firma autografa.
La firma elettronica qualificata (che in Italia è sostanzialmente un sinonimo della firma digitale) ha il livello più elevato in termini di valore legale e sicurezza. Si basa su un certificato digitale qualificato, emesso da una Certification Authority, e richiede l’uso di dispositivi sicuri. È l’unica firma elettronica che ha lo stesso valore legale di una firma autografa.
In sintesi, la differenza tra i tre livelli di firma risiede nel grado di sicurezza, certezza sull’identità del firmatario, e valore giuridico riconosciuto: dalla semplicità informale della firma elettronica semplice, alla robustezza tecnica della firma avanzata, fino alla piena validità legale garantita dalla firma qualificata.
Sì, nell’Unione Europea, le firme elettroniche qualificate hanno lo stesso valore legale delle firme autografe, come stabilito dal Regolamento eIDAS.
La firma elettronica può essere integrata nei processi aziendali esistenti attraverso l’uso di software di gestione documentale e soluzioni di workflow che supportano la firma digitale, facilitando l’automazione e l’ottimizzazione dei processi approvativi.
I requisiti tecnici includono l’adozione di una piattaforma di gestione documentale che supporti la firma elettronica, l’accesso a certificati digitali emessi da un fornitore di servizi fiduciari qualificato e l’integrazione con i sistemi aziendali esistenti.