ePRI consente la gestione del protocollo informatico in modo facile e sicuro, operando solo in digitale con semplicità e sicurezza. Un’unica piattaforma garantisce la gestione del protocollo, la generazione del registro giornaliero di protocollo dematerializzato e, la messa in conservazione dello stesso firmato digitalmente
ePRI è un sistema avanzato di protocollo informatico sviluppato da Entaksi Solutions SpA, progettato per le Pubbliche Amministrazioni e le aziende che necessitano di una gestione digitale del servizio di protocollazione dei documenti conforme alle normative vigenti. Il servizio consente di registrare, tracciare e conservare in sicurezza i documenti protocollati, garantendo trasparenza, efficienza e rispetto delle disposizioni di legge.
Obbligatorietà per le PA → Tutti i documenti ricevuti, inviati e interni devono essere protocollati.
Numero di protocollo univoco → Ogni documento deve avere un identificativo unico per garantire la tracciabilità.
Registro giornaliero di protocollo → Deve essere generato, firmato digitalmente e conservato a norma.
Integrazione con la PEC → La protocollazione automatica delle comunicazioni via Posta Elettronica Certificata è fondamentale per la gestione documentale.
Accessibilità e sicurezza → I dati devono essere conservati in modo sicuro e resi disponibili solo agli utenti autorizzati.
ePRI elimina la necessità di protocollazione manuale, riducendo tempi e margini di errore. I documenti vengono registrati automaticamente, migliorando l’efficienza operativa e la produttività degli uffici pubblici.
Il sistema garantisce il rispetto delle disposizioni italiane sulla protocollazione e conservazione documentale. Ogni giorno viene generato un pacchetto di versamento certificato, assicurando la validità legale delle registrazioni.
Grazie alla registrazione automatizzata e alla gestione integrata della Posta Elettronica Certificata (PEC), tutti i documenti sono tracciati in tempo reale, migliorando la trasparenza e la gestione delle pratiche amministrative.
ePRI permette la profilazione degli utenti, garantendo accessi personalizzati in base ai ruoli. Questo evita modifiche non autorizzate e assicura che solo il personale competente possa gestire specifici documenti.
Il servizio è compatibile con i principali software di gestione documentale e conservazione digitale, facilitando l’interscambio di dati e riducendo il rischio di duplicazioni o errori di archiviazione.
Grazie alla protocollazione automatica, ePRI elimina la necessità di inserimenti manuali, riducendo drasticamente il rischio di errori e migliorando l’efficienza operativa. Ogni documento in entrata, uscita o interno viene registrato in tempo reale con un numero univoco, garantendo tracciabilità, organizzazione e accesso immediato alle informazioni.
Automatizzare la protocollazione significa velocizzare i processi amministrativi e migliorare la qualità della gestione documentale.
Il protocollo informatico è regolato da una serie di normative che stabiliscono le modalità con cui le Pubbliche Amministrazioni devono registrare, gestire e conservare i documenti ufficiali. L’obiettivo è garantire trasparenza, tracciabilità e sicurezza nelle operazioni amministrative.
Le principali disposizioni legislative che regolano il protocollo informatico in Italia sono:
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – D.Lgs. 82/2005
D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico
Linee guida AgID sulla gestione documentale
Obbligo di conservazione digitale
ePRI semplifica e automatizza la gestione dei documenti, assegnando un numero univoco a ogni file in entrata, uscita o interno. Questo sistema garantisce un’organizzazione chiara e strutturata, facilitando la classificazione e l’archiviazione delle informazioni per un accesso rapido ed efficiente.
Grazie all’integrazione con la Posta Elettronica Certificata (PEC), ePRI protocolla automaticamente i messaggi ricevuti e inviati, eliminando la necessità di registrazioni manuali. In questo modo, tutti i documenti vengono tracciati in tempo reale, assicurando una gestione precisa e conforme alle normative.
Ogni giorno, ePRI genera un pacchetto di versamento contenente il registro di protocollo, garantendo la conservazione dei documenti secondo le disposizioni di legge. Questo sistema assicura che tutte le informazioni siano archiviate correttamente, preservandone integrità e validità nel tempo.
Per migliorare la sicurezza e l’efficienza operativa, ePRI consente di configurare diversi livelli di accesso in base al ruolo dell’utente. Questo permette di segmentare le funzionalità disponibili, assicurando che ogni operatore abbia visibilità solo sui dati necessari alle proprie mansioni.
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Insieme possiamo trasformare la gestione dei documenti e offrire valore aggiunto ai tuoi clienti, garantendo sicurezza, affidabilità e conformità normativa. Scegli di crescere con noi!
Il servizio di Help Desk è attivo tutti i giorni feriali dalle 9.00 alle 18.00, sabato e prefestivi esclusi.
È possibile ricevere assistenza inviando una email all'indirizzo assistenza@entaksi.eu
Il protocollo informatico è un sistema digitale utilizzato dalle Pubbliche Amministrazioni per registrare, classificare e gestire i documenti in entrata e in uscita. Esso sostituisce il tradizionale registro cartaceo, garantendo maggiore efficienza e sicurezza nella gestione documentale.
Numero di protocollo univoco generato automaticamente.
Data e ora di registrazione.
Mittente o destinatario.
Oggetto del documento.
Eventuali allegati. Queste informazioni assicurano l’identificazione e la reperibilità dei documenti.
L’adozione del protocollo informatico offre numerosi vantaggi, tra cui:
Miglioramento dell’efficienza operativa.
Maggiore trasparenza e tracciabilità dei documenti.
Riduzione dei tempi di ricerca e recupero delle informazioni.
Conformità alle normative vigenti sulla gestione documentale.
Ogni amministrazione nomina un Responsabile della Gestione Documentale, incaricato di supervisionare il protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Questa figura assicura la corretta applicazione delle normative e delle procedure interne.
La sicurezza è garantita attraverso:
Controllo degli accessi basato su ruoli e autorizzazioni.
Crittografia dei dati sensibili.
Audit trail per monitorare le attività sugli archivi.
Backup regolari dei dati
Il protocollo informatico si concentra sulla registrazione e tracciabilità dei documenti in entrata e in uscita. La gestione documentale, invece, comprende l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla conservazione, includendo classificazione, fascicolazione e archiviazione.
Sì, esistono diversi software progettati per la gestione del protocollo informatico nelle Pubbliche Amministrazioni, conformi alle normative italiane. Questi strumenti facilitano la registrazione, l’organizzazione e la ricerca dei documenti.
A partire dall’11 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva, garantendo così la preservazione e l’accessibilità dei dati nel tempo.