Il servizio eAMB di Entaksi Solutions è progettato per gestire in modo digitale e conforme alla normativa i Formulari di Identificazione Rifiuti (FIR).
Consente l’invio della quarta copia del FIR tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) e la sua successiva conservazione digitale a norma
La digitalizzazione e la conservazione a norma del Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) offrono numerosi vantaggi per le aziende coinvolte nella gestione dei rifiuti. I principali benefici includono:
Conformità normativa: La conservazione digitale assicura il rispetto delle disposizioni legislative italiane, che richiedono l’archiviazione dei FIR per almeno 5 anni, garantendo autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.
Efficienza operativa: La gestione elettronica dei FIR semplifica i processi documentali, riducendo il rischio di errori e migliorando la condivisione delle informazioni tra i soggetti coinvolti, come produttori, trasportatori e destinatari dei rifiuti.
Riduzione dei costi: Eliminando la necessità di archiviazione fisica dei documenti cartacei, le aziende possono risparmiare sui costi di stampa, spazio di archiviazione e gestione manuale dei documenti.
Accessibilità e sicurezza: I documenti digitali possono essere facilmente consultati e recuperati da personale autorizzato, garantendo al contempo elevati standard di sicurezza e protezione dei dati.
Implementare un sistema di conservazione digitale per i FIR non solo facilita la conformità alle normative vigenti, ma contribuisce anche a ottimizzare le operazioni aziendali e a promuovere una gestione più sostenibile ed efficiente dei documenti.
Scansione della quarta copia del FIR, inclusi eventuali annotazioni manuali.
Generazione di una “copia per immagine di documento analogico” conforme alle disposizioni normative.
Trasmissione del documento informatico al produttore dei rifiuti utilizzando la Posta Elettronica Certificata.
Archiviazione e indicizzazione dei documenti con attribuzione di metadati, garantendo la loro validità legale per il periodo richiesto dalla normativa (5 anni, estendibili su richiesta).
Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions offre una serie di funzionalità progettate per garantire una gestione efficiente e conforme alla normativa dei documenti digitali. Le principali caratteristiche includono:
Acquisizione e Versamento dei Documenti: Consente il caricamento dei documenti nel sistema attraverso diverse modalità, tra cui l’integrazione con sistemi gestionali esistenti tramite il servizio eDOC.
Indicizzazione e Metadati: Ogni documento è associato a metadati che ne facilitano la classificazione e la successiva ricerca, migliorando l’organizzazione e l’accessibilità delle informazioni.
Firma Digitale e Marcatura Temporale: Il sistema supporta l’apposizione di firme digitali e marche temporali, assicurando l’autenticità, l’integrità e la validità legale dei documenti nel tempo.
Conservazione a Norma: I documenti sono archiviati in conformità alle normative vigenti, garantendo la loro immodificabilità e reperibilità per il periodo richiesto dalla legge.
Accesso e Consultazione: Gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti conservati tramite un’interfaccia web intuitiva, con funzionalità di ricerca avanzata basata sui metadati associati.
Queste funzionalità assicurano una gestione documentale efficace, sicura e conforme alle disposizioni normative, supportando le organizzazioni nel processo di digitalizzazione e conservazione dei propri documenti.
Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions è conforme alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e al “Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici” emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che vigila sull’adesione ai criteri di qualità e sicurezza dei conservatori qualificati.
L’eventuale integrazione con un sistema di gestione documentale utilizza il servizio eDOC fornito da Entaksi.
Il Sistema è conforme agli standard richiesti dalla normativa, tra cui:
ISO 27001: sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017 (sicurezza delle informazioni specifiche per il cloud), ISO 27018 (protezione dei dati personali nel cloud) e ISO 27035 (gestione degli incidenti di sicurezza);
ISO 9001: gestione della qualità;
ISO 20000-1: gestione dell’erogazione dei servizi;
ISO 22301: gestione della continuità operativa;
ISO 14721 (OAIS): definizione dell’Open Archival Information System;
UNI 11386 (SInCRO): struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;
ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511: requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione sono distribuite in vari data center geograficamente separati. Entaksi utilizza sistemi ridondanti per garantire la continuità operativa e pone particolare attenzione alla ridondanza dei dati, distribuiti su più siti geograficamente distanti con ruolo paritetico, ovvero che possono operare indifferentemente come sito primario o come sito di disaster recovery in modo intercambiabile. I siti che ospitano le informazioni del sistema di conservazione si trovano all’interno dei confini dell’Unione Europea, in pieno rispetto della normativa.
La trasmissione dei dati, sia tra i sistemi che verso le postazioni operative degli utenti, avviene mediante protocolli cifrati, con l’utilizzo di chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da autorità riconosciute.
Il servizio eAMB di Entaksi Solutions è progettato per supportare le aziende e gli enti coinvolti nella gestione dei rifiuti, in particolare:
Trasportatori di rifiuti: per l’invio digitale e la conservazione a norma della quarta copia del Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) ai produttori.
Produttori di rifiuti: per ricevere e conservare digitalmente la quarta copia del FIR inviata dai trasportatori.
Il servizio facilita la conformità alle normative ambientali italiane, migliorando l’efficienza e riducendo l’uso della carta nella gestione dei documenti relativi ai rifiuti.
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Insieme possiamo trasformare la gestione dei documenti e offrire valore aggiunto ai tuoi clienti, garantendo sicurezza, affidabilità e conformità normativa. Scegli di crescere con noi!
Il servizio di Help Desk è attivo tutti i giorni feriali dalle 9.00 alle 18.00, sabato e prefestivi esclusi.
È possibile ricevere assistenza inviando una email all'indirizzo assistenza@entaksi.eu
Consulta il manuale utente eAMB
eAMB è un servizio di Entaksi Solutions dedicato alla gestione, all’invio tramite PEC e alla conservazione a norma della quarta copia dei Formulari di Identificazione Rifiuti (FIR).
Il servizio è rivolto a trasportatori e produttori di rifiuti che necessitano di gestire digitalmente l’invio e la conservazione della quarta copia del FIR, garantendo conformità alle normative vigenti.
eAMB permette l’acquisizione della scansione della quarta copia del FIR, la creazione del documento informatico corrispondente, l’invio tramite PEC al produttore dei rifiuti e la conservazione digitale a norma del documento.
Dopo l’invio tramite PEC, il documento viene archiviato e indicizzato sulla base di attributi definiti, seguendo un processo che include la firma digitale, la marca temporale e la memorizzazione su supporti affidabili, garantendo la validità legale per almeno 5 anni.
Sì, eAMB può essere integrato con gestionali documentali esistenti utilizzando il servizio eDOC fornito da Entaksi, facilitando una gestione documentale unificata.
Il sistema è conforme a diversi standard internazionali, tra cui ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, ISO 9001 per la gestione della qualità e ISO 22301 per la continuità operativa.
Le componenti fisiche del sistema di conservazione sono distribuite in vari datacenter geograficamente separati all’interno dell’Unione Europea, assicurando conformità alle normative e protezione dei dati.
Per assistenza o ulteriori informazioni, è possibile contattare il servizio di Help Desk di Entaksi Solutions attivo nei giorni feriali dalle 9:00 alle 18:00, inviando una email all’indirizzo assistenza@entaksi.eu.