Gestione archiviazione a norma della Posta Elettronica Certificata

Attraverso ePEC, le aziende possono archiviare le email PEC in conformità con la normativa vigente, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. 

Il servizio offre funzionalità come il versamento automatico o manuale delle email PEC, la creazione di Pacchetti di Versamento con metadati di archiviazione, l’indicizzazione dei documenti, strumenti di ricerca avanzati e la possibilità di richiedere Pacchetti di Distribuzione con valore legale opponibile a terzi.

ePEC

Vantaggi della conservazione delle PEC

Con ePEC, le tue email PEC vengono archiviate automaticamente o manualmente, a seconda delle tue preferenze. Una volta archiviate, il sistema crea un Pacchetto di Versamento (PDV) che include tutti i metadati necessari e ti fornisce una Ricevuta di Versamento firmata digitalmente, attestando l’avvenuta archiviazione.

Ma non si tratta solo di archiviazione. ePEC indicizza le tue email basandosi su attributi specifici, permettendoti di ritrovarle facilmente grazie a funzioni di ricerca avanzate. Questo significa che, anche a distanza di tempo, potrai recuperare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno.

Inoltre, il servizio garantisce che tutte le tue email siano conservate secondo le normative vigenti, mantenendo il loro valore legale nel tempo. E se dovessi presentare queste email in contesti ufficiali o legali, ePEC ti consente di richiedere Pacchetti di Distribuzione (PDD) con valore legale opponibile a terzi.

Vantaggi di ePEC

Conformità normativa

Assicura che le email PEC siano archiviate in conformità alle normative vigenti, mantenendo il loro valore legale nel tempo.

Efficienza operativa

Automatizza il processo di archiviazione delle email PEC, riducendo il tempo e le risorse necessarie per la gestione manuale.

Sicurezza dei dati

Garantisce l’integrità e la riservatezza delle informazioni attraverso protocolli di trasmissione cifrati e l’utilizzo di certificati qualificati.

Accessibilità e reperibilità

Grazie alle funzioni di indicizzazione e ricerca avanzata, consente di reperire rapidamente le email archiviate in base a metadati specifici.

Integrazione con sistemi esistenti

ePEC offre API REST per l’integrazione con sistemi di gestione documentale di terze parti, facilitando l’adozione del servizio senza stravolgere le infrastrutture esistenti.

Notifiche personalizzabili

Permette di configurare notifiche per eventi specifici del processo di conservazione, mantenendo gli utenti informati sugli stati rilevanti.

Funzionalità Principali di ePEC

  • Versamento automatico o manuale delle email PEC: Consente di archiviare le email PEC in modo efficiente, sia attraverso processi automatizzati che manuali.

  • Formazione del Pacchetto di Versamento (PDV): Genera un PDV completo dei metadati necessari per l’archiviazione e rilascia una Ricevuta di Versamento firmata digitalmente, garantendo l’autenticità e l’integrità del processo.

  • Archiviazione e indicizzazione dei documenti: Archivia e indicizza le email PEC basandosi su attributi definiti, facilitando la successiva ricerca e consultazione dei documenti.

  • Esecuzione del processo di conservazione: Assicura che le email PEC siano conservate in conformità con la normativa vigente, mantenendo il loro valore legale nel tempo.

  • Funzioni di ricerca avanzate: Offre strumenti di ricerca che permettono di filtrare i documenti in base a metadati specifici per ogni tipologia, migliorando l’efficienza nel reperimento delle informazioni.

  • Richiesta di Pacchetti di Distribuzione (PDD): Consente di ottenere PDD con valore legale opponibile a terzi, utili per la presentazione di documenti in contesti ufficiali o legali.

  • Notifiche parametrizzabili: Il sistema può inviare notifiche personalizzabili in corrispondenza di determinati eventi riguardanti il processo di conservazione, mantenendo gli utenti informati sugli stati e le attività rilevanti.
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Conformità Normativa e Conservazione a Norma

Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions SpA è progettato per garantire la conformità alle normative italiane sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, come definito nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e nel “Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici” emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Queste linee guida stabiliscono criteri rigorosi di qualità e sicurezza per i conservatori qualificati. 

Per assicurare l’adesione a tali criteri, il Sistema di Conservazione di Entaksi è conforme a diversi standard internazionali, tra cui:

  • ISO 9001:2015: Gestione della qualità. 
  • ISO/IEC 27001:2013: Gestione della sicurezza delle informazioni, con estensioni ISO/IEC 27017:2015 per controlli specifici sulla sicurezza delle informazioni nel cloud, ISO/IEC 27018:2019 per la protezione dei dati personali nel cloud e ISO/IEC 27035:2016 per la gestione degli incidenti di sicurezza. 
  • ISO/IEC 20000-1:2018: Gestione dell’erogazione dei servizi IT. 
  • ISO/IEC 22301:2019: Gestione della continuità operativa. 
  • ISO 14721: Definizione dell’Open Archival Information System (OAIS).
  • UNI 11386: Standard SInCRO per la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione.
  • ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511: Requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici.

L’infrastruttura fisica del sistema di conservazione è distribuita su server collocati in vari data center geograficamente separati all’interno dell’Unione Europea, garantendo alta affidabilità e conformità alle normative sulla protezione dei dati. La ridondanza dei dati è assicurata attraverso la distribuzione su più siti, ciascuno dei quali può operare come sito primario o di disaster recovery in modo intercambiabile. La trasmissione dei dati avviene mediante protocolli cifrati, utilizzando chiavi asimmetriche basate su certificati qualificati emessi da autorità riconosciute.

A chi si rivolge

Aziende di qualsiasi dimensione

Dalle piccole imprese alle grandi corporazioni, tutte possono beneficiare della conservazione a norma delle PEC, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i costi.

Professionisti che gestiscono PEC per conto dei loro clienti possono utilizzare ePEC per garantire una gestione conforme e sicura dei documenti, facilitando al contempo l’accesso e la consultazione.

Aziende operanti in settori regolamentati, dove la conformità alle normative sulla conservazione dei documenti è essenziale, possono affidarsi a ePEC  per assicurare che le proprie PEC siano archiviate e conservate secondo le leggi vigenti.

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Insieme possiamo trasformare la gestione dei documenti e offrire valore aggiunto ai tuoi clienti, garantendo sicurezza, affidabilità e conformità normativa. Scegli di crescere con noi!

Maggiori informazioni

Area tecnica e Documentazione

Help Desk

Il servizio di Help Desk è attivo tutti i giorni feriali dalle 9.00 alle 18.00, sabato e prefestivi esclusi.
È possibile ricevere assistenza inviando una email all'indirizzo assistenza@entaksi.eu

Documentazione

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Presentazione

FAQ

L’archiviazione a norma della posta elettronica si riferisce al processo di conservazione dei messaggi email in conformità con le leggi e i regolamenti vigenti, garantendo l’integrità, l’autenticità e l’accessibilità dei dati nel tempo.

Archiviare le email secondo le normative è fondamentale per proteggere l’azienda da rischi legali, facilitare eventuali audit e garantire la trasparenza nelle comunicazioni aziendali.

In Italia, l’archiviazione delle email è regolata da diverse normative, tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le disposizioni del GDPR relative alla protezione dei dati personali.

Per garantire l’integrità delle email archiviate, è necessario utilizzare sistemi che impediscano modifiche non autorizzate, come la firma digitale e la marcatura temporale.

Il backup crea copie di sicurezza dei dati per il ripristino in caso di perdita, mentre l’archiviazione conserva le email a lungo termine in modo organizzato e conforme alle normative.

Il periodo di conservazione delle email varia in base alle normative specifiche del settore e alle politiche aziendali, ma generalmente è consigliabile conservarle per almeno 10 anni.

La mancata archiviazione conforme delle email può esporre l’azienda a sanzioni legali, pe

Sì, esistono diverse soluzioni software progettate per l’archiviazione conforme delle email, che offrono funzionalità come la classificazione automatica, la ricerca avanzata e la protezione dei dati.

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