eNSP è progettato per la dematerializzazione delle note spese, consentendo ai clienti di digitalizzare documenti analogici, firmarli digitalmente tramite il servizio eSIGN e conservarli in conformità alle normative vigenti.
Con eNSP, le aziende possono conservare a norma le note spese in modo più veloce, sicuro e conforme alla normativa, migliorando l’efficienza e la trasparenza della gestione amministrativa.
Il processo di eNSP per la conservazione delle note spesa garantisce che i documenti digitalizzati mantengano caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, permettendo così la distruzione degli originali cartacei.
La conservazione a norma è un processo che garantisce la validità legale nel tempo dei documenti digitali, assicurando che siano immodificabili, autentici, leggibili e reperibili.
Questo processo è regolamentato da diverse normative nazionali ed europee, che stabiliscono i requisiti tecnici e giuridici per la conservazione digitale.
Il sistema di conservazione di Entaksi è infatti conforme a standard internazionali come ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511, che definiscono i requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici, assicurando la validità legale dei documenti informatici.
Entaksi utilizza firme digitali e sigilli elettronici per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti, e il suo sistema di conservazione è conforme agli standard ETSI e alle linee guida AgID.
Il documento non può essere alterato dopo la sua archiviazione.
Deve essere garantito che il documento non sia stato manipolato o danneggiato.
Deve essere possibile verificare l’origine del documento e il suo autore.
Il documento deve essere sempre consultabile e leggibile nel tempo.
Deve essere possibile trovare e recuperare il documento in modo rapido e sicuro.
Firma Digitale dei Documenti
Grazie all’uso della firma digitale, eNSP assicura autenticità, integrità e non ripudiabilità dei documenti. Questo significa che ogni documento firmato elettronicamente è riconosciuto legalmente e non può essere alterato dopo la firma. Il sistema utilizza certificati digitali qualificati, permettendo di apporre firme conformi ai principali standard internazionali, come CAdES, PAdES e XAdES, nel rispetto del Regolamento eIDAS. Inoltre, automatizza l’intero processo di firma delle note spesa, velocizzando le operazioni e riducendo il rischio di errori.
Conservazione Digitale a Norma di Legge
Una volta firmati, i documenti devono essere conservati nel tempo garantendone immodificabilità, leggibilità e accessibilità. eNSP gestisce la conservazione digitale a norma rispettando le linee guida italiane dell’AgID e gli standard europei ETSI (EN 319 401 e TS 119 511), assicurando che i documenti siano sempre validi legalmente. Grazie a questo processo, è possibile procedere con la dematerializzazione legale, ovvero la distruzione della versione cartacea, eliminando l’archiviazione fisica e semplificando la gestione amministrativa.
Archiviazione Sicura e Indicizzazione Avanzata
Per garantire un accesso sicuro e rapido ai documenti, eNSP offre un’archiviazione strutturata e protetta, con sistemi di controllo degli accessi e tracciabilità delle operazioni. I documenti vengono conservati in ambienti sicuri, con sistemi di backup e disaster recovery per prevenire la perdita di dati. Inoltre, l’indicizzazione automatica consente di organizzare i file in modo intelligente, permettendo una ricerca avanzata e un recupero immediato dei documenti necessari.
Per essere conforme alle normative, il sistema di conservazione deve rispettare regolamenti specifici, tra cui:
Il sistema eNSP permette di trasformare le note spese cartacee in documenti digitali validi a livello legale, eliminando la necessità di archiviazione fisica. Il processo prevede:
eNSP si integra nei processi aziendali attraverso un workflow automatizzato, che migliora l’efficienza nella gestione delle note spese. Il sistema consente di:
Per consentire la massima integrazione con l’ambiente gestionale utilizzato dal Cliente, Entaksi ha sviluppato per eNSP un insieme di API che permettono l’esecuzione di tutte le funzionalità connesse all’iter di conservazione senza abbandonare il contesto applicativo gestionale, in maniera completamente trasparente all’utente finale.
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Insieme possiamo trasformare la gestione dei documenti e offrire valore aggiunto ai tuoi clienti, garantendo sicurezza, affidabilità e conformità normativa. Scegli di crescere con noi!
Il servizio di Help Desk è attivo tutti i giorni feriali dalle 9.00 alle 18.00, sabato e prefestivi esclusi.
È possibile ricevere assistenza inviando una email all'indirizzo assistenza@entaksi.eu
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eNSP è il servizio offerto da Entaksi per la dematerializzazione delle note spese. Consente ai clienti di caricare documenti analogici (come scontrini e ricevute), firmarli digitalmente tramite il servizio eSIGN e conservarli digitalmente in conformità alle normative vigenti, garantendo la validità legale dei documenti nel tempo.
La dematerializzazione delle note spese offre numerosi vantaggi, tra cui:
Eliminazione della gestione cartacea, riducendo l’ingombro fisico e i costi associati.
Miglioramento dell’efficienza operativa attraverso processi digitali automatizzati.
Maggiore sicurezza e conformità normativa nella conservazione dei documenti.
Facilità di accesso e consultazione dei documenti digitalizzati.
Il processo di dematerializzazione con eNSP prevede i seguenti passaggi:
Caricamento delle note spese analogiche sulla piattaforma.
Firma digitale dei documenti tramite il servizio eSIGN
Formazione del Pacchetto di Versamento (PDV) con i relativi attributi
Rilascio della Ricevuta di Versamento firmata digitalmente
Archiviazione e indicizzazione dei documenti informatici
Esecuzione del processo di conservazione con formazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA).
Possibilità di generare Pacchetti di Distribuzione (PDD) su richiesta.
Consultazione dei documenti tramite il sistema documentale basato su Alfresco Community Edition.
Il sistema di conservazione di Entaksi è conforme a diverse normative e standard internazionali, tra cui:
ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511 per la conservazione a lungo termine di firme e sigilli elettronici
ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni, comprese le estensioni ISO 27017, ISO 27018 e ISO 27035.
ISO 9001 per la gestione della qualità.
ISO 20000-1 per la gestione dell’erogazione dei servizi.
ISO 22301 per la gestione della continuità operativa.
ISO 14721 OAIS e UNI 11386 SInCRO per la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione.
Sì, una volta completato il processo di dematerializzazione e conservazione a norma tramite eNSP, i documenti cartacei originali possono essere distrutti. Questo è possibile perché i documenti digitalizzati mantengono caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, garantendo la loro validità legale nel tempo.
Le note spese digitalizzate sono accessibili tramite il sistema documentale basato su Alfresco Community Edition, integrato nella piattaforma eNSP. Questo sistema consente la consultazione dei documenti e la possibilità di eseguire ricerche tramite apposite chiavi di selezione, facilitando l’accesso e la gestione delle note spese digitalizzate.
Il servizio eNSP è pensato per aziende ed enti pubblici che desiderano eliminare la gestione cartacea delle note spese, garantendo al contempo la conformità legale nella conservazione digitale dei documenti. È ideale per organizzazioni che gestiscono grandi volumi di giustificativi spese e vogliono migliorare l’efficienza operativa.
Con eNSP è possibile digitalizzare e conservare a norma qualsiasi documento giustificativo di spesa, come ricevute fiscali, scontrini, biglietti di trasporto, note di viaggio e altri documenti analogici prodotti durante le trasferte di lavoro.