eCON LUL consente alle aziende di archiviare digitalmente documenti come cedolini, buste paga e cartellini, garantendo autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità, come previsto dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
eCON LUL supporta formati idonei per l’archiviazione a lungo termine e garantisce la validità legale dei documenti nel tempo, in conformità con le norme ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511
Attraverso la Console Entaksi, gli utenti possono gestire l’archiviazione, l’indicizzazione e la ricerca dei documenti, nonché richiedere e scaricare Pacchetti di Distribuzione contenenti i documenti di interesse.
Il sistema offre funzionalità di ricerca avanzate basate su metadati specifici, come matricola dipendente, centro di costo e qualifica professionale.
Le funzionalità applicative sono disponibili 24/7 con SLA stabiliti da contratto. Il Sistema di Conservazione di Entaksi Solutions è conforme alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e al “Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici” emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Grazie all’automazione del processo di archiviazione, non è più necessario conservare documenti cartacei, riducendo così il disordine e semplificando la gestione amministrativa.
L’integrità e l’autenticità di ogni documento sono tutelate grazie all’uso di firme digitali e marche temporali, impedendo qualsiasi alterazione o perdita di informazioni nel tempo. Inoltre, l’accesso ai documenti è sempre controllato e tracciato tramite la Console Entaksi, disponibile 24/7 con livelli di servizio (SLA) definiti contrattualmente, garantendo un’esperienza affidabile e senza interruzioni.
La conservazione digitale con eCON LUL è completamente conforme alle normative italiane ed europee, garantendo il rispetto del CAD, del GDPR e del D.Lgs 101/2018, oltre agli standard internazionali ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511. Questo assicura che i documenti siano sempre gestiti in modo sicuro e legalmente valido.
La conservazione digitale del Libro Unico del Lavoro (LUL) deve rispettare una serie di normative italiane ed europee per garantire la validità legale dei documenti nel tempo. eCON LUL si conforma a tutte le disposizioni vigenti, offrendo un sistema sicuro e a norma per l’archiviazione digitale.
Normativa di riferimento
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – D.Lgs. 82/2005 disciplina la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e delle imprese, definendo le regole per la gestione e la conservazione dei documenti informatici. In particolare:
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Insieme possiamo trasformare la gestione dei documenti e offrire valore aggiunto ai tuoi clienti, garantendo sicurezza, affidabilità e conformità normativa. Scegli di crescere con noi!
Il servizio di Help Desk è attivo tutti i giorni feriali dalle 9.00 alle 18.00, sabato e prefestivi esclusi.
È possibile ricevere assistenza inviando una email all'indirizzo assistenza@entaksi.eu
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La conservazione digitale del LUL è un processo regolamentato che garantisce l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo. Questo processo prevede l’apposizione della firma digitale e della marca temporale ai documenti, assicurando così la loro validità legale.
I documenti devono essere statici e immodificabili, preferibilmente in formato PDF/A. Devono essere firmati digitalmente e marcati temporalmente entro la fine del mese successivo al periodo di paga di riferimento. È essenziale garantire l’ordine cronologico e la leggibilità nel tempo.
Il datore di lavoro è responsabile della conservazione del LUL. Tuttavia, può delegare questa responsabilità a un consulente del lavoro o a un’associazione di categoria, purché venga formalizzata la nomina del Responsabile della Conservazione.
Il LUL deve essere conservato per almeno cinque anni dalla data dell’ultima registrazione o dalla messa in uso, in conformità con le normative vigenti.
Sì, prima di adottare la conservazione digitale, è obbligatorio inviare una comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro competente, indicando le caratteristiche tecniche del sistema utilizzato.
Il servizio eCON LUL di Entaksi consente la conservazione digitale a norma del LUL. Il processo include la formazione del Pacchetto di Versamento (PdV), l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, e la generazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA) secondo lo standard UNI 11386:2020 SiNCRO.
La conservazione digitale offre numerosi vantaggi, tra cui:
Eliminazione degli archivi cartacei
Riduzione dei costi di gestione
Accesso rapido e sicuro ai documenti
Conformità alle normative vigenti
Maggiore efficienza nei processi amministrativi
In caso di ispezione, il datore di lavoro deve essere in grado di esibire il LUL conservato digitalmente. Il sistema di conservazione deve permettere la ricerca e l’estrazione dei documenti in relazione a cognome, nome, codice fiscale del lavoratore e data del LUL.