Domande e risposte sulla fatturazione elettronica

Il Sistema di Interscambio, o SDI, è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate, che si occupa di ricevere e inoltrare le fatture, compilate secondo determinati schemi forniti dall’Agenzia stessa.
Il SdI, benché effettui alcuni controlli sulle fatture, non ha alcun ruolo amministrativo, e non assolve a ruoli di archiviazione e conservazione delle fatture.

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda tutti i soggetti residenti stabiliti nel territorio dello Stato, ad esclusione di coloro che sono in regime di vantaggio e minimi.
Rientrano pertanto in questo obbligo le fatture emesse nei confronti di soggetti IVA (B2B, Business to Business) che quelle verso i consumatori finali (B2C, Business to Consumer).

Sono esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica:

Fondamentalmente sono 4:

Il SdI, per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti, effettua dei controlli del file stesso. In caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata – entro 5 giorni – una "ricevuta di scarto" del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considerano non emesse.

Il SdI effettura controlli sulla logica interna della fattura elettronica, in modo che accettandola ne garantisca la coerenza necessaria per concludere il processo di fatturazione. Viene controllato il nome del file e la sua grandezza, che risponda ai requisiti definiti dal modello stabilito con i dati obbligatori, la coerenza e la validità dei dati interni, che la fattura sia unica e consegnabile, e se presente una firma elettronica che questa sia valida, e che il file sia integro come dichiarato dalla firma.

Il cedente/prestatore può trasmettere al SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario. Il cessionario/committente può inoltre ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore "l’indirizzo telematico" (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso.
La delega a un intermediario per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche può essere conferita e revocata dal cessionario/committente direttamente attraverso le funzionalità rese disponibili nel sito web dell’Agenzia delle Entrate o presentando l’apposito modulo presso un qualsiasi ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate stessa.

Per "fattura elettronica" si intende un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio, e da questo recapitato al soggetto ricevente.

Il formato della fattura elettronica è XML, eXtensible Markup Language, come indicato nel Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n° 89757/2018. La fattura può avere allegati, e la dimensione massima non deve superare i 5MB.

Quelle stabilite dall’art. 21 (21bis per la fattura semplificata) del Decreto del Presidente della Repubblica 633/1972.

Sì, l’autofattura segue le stesse regole delle altre fatture elettroniche, pertanto deve passare attraverso il SdI.

Esistono due tipi di documento per l’autofattura: il TD01, e il TD20. Secondo quanto riportato nel Provvedimento AdE del 30 aprile 2018 (le specifiche per l’estensione al B2B e B2C), il codice TD20 viene utilizzato solo per gestire l’autofattura di cui all’art. 6, comma 8, D.Lgs. 471/97, ossia l’autofattura emessa per sanare le irregolarità riscontrate in fase di ricezione (o mancata ricezione) di una fattura.
Pertanto la specifica codifica TD20 dovrà essere utilizzata soltanto nel caso in cui si incorra nel mancato ricevimento di una fattura o in una fattura irregolare, ai sensi del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018, mentre in tutti gli altri vari casi andrà utilizzata la tipologia TD01.

Per ogni diverso tipo di autofattura, sono necessari i seguenti valori:

Sì, le fatture devono passare tutte dal SdI, pertanto devono essere emesse fatture elettroniche anche ai consumatori finali (B2C). Per questi va inserito nelle informazioni anagrafiche della fattura il codice fiscale, e il codice convenzionale "0000000" nella sezione "codice destinatario".
Al momento dell’emissione deve essere messa a disposizione una copia analogica o elettronica della fattura, alla quale il consumatore finale può comunque rinunciare. Potrà ritrovare la fattura elettronica nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Il file XML della fattura elettronica può anche non essere firmato digitalmente. La firma non è obbligatoria per le fatture verso privati e consumatori finale (B2B e B2C), mentre è sempre obbligatoria nel caso delle fatture verso la Pubblica Amministrazione (fattura PA).

Per le operazioni transfrontaliere la Legge di Bilancio 2018 ha decretato che a partire dal 01 gennaio 2019 viene fatto l’obbligo di trasmettere mensilmente all’Agenzia delle Entrate i dati di tali operazioni. La trasmissione deve avvenire entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso e quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Per le fatture passive si considera la data di registrazione.
La comunicazione è facoltativa per le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale, e per le operazioni passate dal SdI. Infatti per quanto riguarda le fatture emesse queste possono transitare dal SdI trasmettendo la fattura con il codice "XXXXXXX" nel campo "CodiceDestinatario".

Il modello XML prevede nella sezione "DatiGeneraliDocumento" il campo "Divisa", che può essere valorizzato con la sigla della valuta (espressa secondo lo standard ISO 4217. Tuttavia, come riportato dall’art. 13, comma 5 del DPR 633/1972:
"Ai fini della determinazione della base imponibile i corrispettivi dovuti e le spese e gli oneri sostenuti in valuta estera sono computati secondo il cambio del giorno di effettuazione dell’operazione o, in mancanza di tale indicazione nella fattura, del giorno di emissione della fattura. In mancanza, il computo è effettuato sulla base della quotazione del giorno antecedente piu' prossimo. La conversione in euro, per tutte le operazioni effettuate nell’anno solare, può essere fatta sulla base del tasso di cambio pubblicato dalla Banca centrale europea."
Dunque nella fattura che transita da SdI andranno indicati in euro i corrispettivi dovuti, le spese e gli oneri, riportando nel campo "Descrizione" il tasso di cambio e la conversione. Se necessario è possibile emettere al cliente estero una copia analogica con importi in valuta.

Lo spesometro è stato abrogato dalla Legge di Bilancio 2018, pertanto questo non è obbligatorio per la comunicazione di fatture e corrispettivi per i titolari di partita IVA. Permane l’obbligo di comunicazione dei dati delle fatture relative a operazioni trasnfrontaliere ("Esterometro").

Il SdI effettua un controllo sulla partita IVA, controllando la presenza della stessa in Anagrafe tributaria. Anche se questa risulta cessata la fattura viene correttamente emessa. Diverso è il caso di una partita IVA inesistente: in questo caso SdI scarterà la fattura.

Chi riceve la fattura sbagliata deve contestarla contattando direttamente il cedente, via email o telefono, ma entrambe le parti dovranno registrare la fattura errata, e il cedente dovrà emettere una nota di variazione di credito che annulli l’operazione precedente.

Se una fattura viene scartata dal SdI questa deve essere reinviata nuovamente, con stessa data e numero di documento, entro cinque giorni dalla notifica di scarto.

Nel caso invece una fattura venga rifiutata dalla Pubblica Amministrazione il Sistema eCON FE non permette la riemissione con stesso numero e data. Questo perché la riemissione con stesso numero è in violazione Pertanto, nel caso la PA abbia già registrato la fattura va emessa una nota di credito e una nuova fattura elettronica, mentre se non ha ancora registrato la fattura è sufficiente eseguire una nota di correzione interna.

L’applicazione non prevede la gestione di anagrafiche, esclusa quella del cedente prestatore (vedi la FAQ "Quando compilo una fattura devo inserire ogni volta i miei dati di emittente (cedente / prestatore)?"). Tuttavia, tramite il pulsante blu "Duplica fattura" presente su ogni riga della lista di fatture salvate sull’editor fatture https://entaksi.eu/fatturapa è possibile duplicare una fattura già presente nel sistema. La fattura duplicata potrà quindi essere usata come "base" per crearne una nuova, modificando solo i campi interessati.

No: cliccando sul nome utente (in alto a destra nella pagina dell’editor fatture https://entaksi.eu/fatturapa) è possibile accedere ad un menù che contiene la voce "Impostazioni azienda", nella quale è possibile valorizzare tutti i dati anagrafici dell’azienda, ricorrenti nella compilazione delle fatture.

Per inserire data e numero di registrazione di una fattura non ancora in conservazione è possibile agire in uno dei seguenti modi:

Questa situazione si presenta quando la fattura è già stata messa in conservazione, e quindi non è più possibile "annotarla" utilizzando i metadati dedicati allo scopo.
Si veda in proposito la FAQ successiva "È possibile inserire il protocollo (data e numero di registrazione) per una fattura ricevuta, anche se è già stata messa in conservazione?".

Sì, utilizzando i campi "Data registrazione (cons)" e "Numero registrazione (cons)", nelle rispettive colonne del riepilogo delle fatture ricevute. In questo caso verrà creato ed allegato alla fattura già conservata uno specifico documento con gli stessi metadati, in modo tale che ricercando in un secondo momento questi metadati dati sia possibile ottenere l’insieme del documento originale e del documento di attribuzione del protocollo.

Utilizzando i filtri nelle colonne "Mittente" e "Destinatario" presenti nelle visualizzazioni di riepilogo per, rispettivamente, fatture ricevute e trasmesse.
Si può infatti specificare nei filtri sia il nome / ragione sociale che la partita IVA (anche se questa indicazione non compare in chiaro nella intestazione della relativa colonna).

Posta Elettronica Certificata, ossia un tipo di posta elettronica con un valore legale, in quanto garantisce la prova dell’invio e della consegna.

La fattura elettronica si considera emessa solo se passa per il Sistema di Interscambio. Se viene inviata direttamente alla casella PEC del cliente, senza passare dal SdI, si considera non emessa.
Tuttavia è possibile utilizzare la PEC per inviare l’XML al SdI, inserendo il file XML della fattura elettronica come allegatoa un messaggio PEC, e inviandolo, per la prima volta, all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
Una volta ricevuta la PEC, il SdI comunicherà – con apposito messaggio inviato allo stesso indirizzo PEC da cui ha ricevuta la email – un nuovo indirizzo PEC-SdI a cui inviare le successive PEC contenenti le altre fatture elettroniche.

Con "conservazione" si intende l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art. 44 del CAD, deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, e accredita i soggetti idonei a svolgere tale attività.

Sì: le fatture elettroniche sono documenti nativamente digitali, pertanto vanno conservate digitalmente versandole in un sistema di conservazione a norma, secondo quanto prescritto dal DPCM 3 dicembre 2013 e dal DMEF 17 giugno 2014.

Un Pacchetto di Versamento (PDV) rappresenta un pacchetto informativo, ossia un insieme di documenti e dati ad essi correlati, che deve essere posto in conservazione. Viene inviato dal produttore per essere posto in conservazione. Il sistema accetta il pacchetto, lo verifica, e forma da esso un Pacchetto di Archiviazione (PDA) da porre in conservazione, restituendo al produttore una Ricevuta di Versamento che attesti l’avvenuta operazione.

Il Pacchetto di Archiviazione (PDA) contiene documenti e informazioni da conservare digitalmente. Si tratta di un’unità inalterabile nel tempo.

Per poter accedere ai PDA contenuti nel sistema di conservazione vengono utilizzati dei Pacchetti di Distribuzione (PDD), ossia dei pacchetti informativi firmati digitalmente e marcati temporalmente di uno o più PDA contenuti nel sistema.

Il tempo di produzione di un Pacchetto di Distribuzione (PDD) pronto per il download è di qualche minuto.

Nessun problema: nel caso sia sbagliato l’indirizzo telematico a cui deve essere recapitata la fattura, ma la partita IVA risulti corretta, la fattura rimane valida, e il cessionario/committente potrà trovarla nella propria area riservata del sito dell’AdE.

In questo caso invece la fattura viene emessa al cessionario/committente sbagliato. Questo va contattato via email o telefono, ed entrambe le parti dovranno registrare la fattura errata, e il cedente dovrà emettere una nota di variazione di credito che annulli l’operazione precedente.

La fattura con notifica di Mancata Consegna viene considerata regolarmente emessa. Il cliente riceverà la fattura nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, sezione "Fatture e corrispettivi". Queste fatture non vanno re-inoltrate: il sistema interpreterebbe la fattura come duplicata, e restituirebbe errore.
In questi casi è consigliabile avvertire via email o PEC il destinatario del fatto che il Sistema di Interscambio non ha potuto consegnare la fattura, e che la stessa è disponibile per il download nell’area riservata del sito AdE, allegando alla comunicazione il file XML della fattura e quello della ricevuta MC.

L’email di attivazione al Servizio eCON FE solitamente viene inviata immediatamente, ma a volte può impiegare qualche minuto in più del previsto. Se persiste nel non essere consegnata potrebbe essere stata individuata dal vostro provider di posta come spam, e inserita nella relativa cartella. Oppure, un altro problema che si manifesta frequentemente, è l’utilizzo di una email PEC per la registrazione. Le caselle di posta certificata devono essere specificamente abilitate per la ricezione della posta ordinaria, quale è l’email di registrazione, che in caso contrario non viene recapitata.

Per le fatture inviate e ricevute il sistema ottiene una serie di notifiche dal Sistema di Interscambio, che sono codificate come segue:

La procedura per il download dei PDD è descritta nel Manuale utente eCON FE, nella sezione "Formazione e download dei PDD".

Quando viene richiesto un PDD (Pacchetto di Distribuzione al Sistema si deve tener presente che potrebbero essere presenti dei PDV ancora da "chiudere", ossia da elaborare in PDA.
Il processo di elaborazione che avviene a cadenza definita e con frequenza circa mensile: è quindi opportuno eseguire la procedura di formazione dei PDD solo dopo aver verificato tramite la lista PDV in Console, che tutti i PDA siano stati correttamente chiusi.